ibuhgalter.net | В командировку на служебном авто: о чем стоит помнить

  1. Главные тезисы В законодательстве ограничений относительно направления работника в командировку на...
  2. Документальное оформление
  3. сроки отчетности
  4. НДС
  5. Бухучет
  6. Использованные документы и сокращения

Главные тезисы
  • В законодательстве ограничений относительно направления работника в командировку на служебном автомобиле не предусмотрено.
  • Вы имеете право возместить работнику расходы на приобретение ГСМ.
  • Расходы работника в командировке не является объектом обложения НДФЛ и ВЗ только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов.
  • Для корректного отражения хозяйственных операций в учете, контроля водителей и для списания ГСМ целесообразно использовать путевые листы.
  • Вы имеете право включить в НК суммы НДС, оплаченные при приобретении горючего, на основании кассовых чеков или НН, если сумма в чеках за день превышает 200,00 грн без НДС.

организационные вопросы

Действующее законодательство никаких ограничений относительно использования служебного автомобиля в командировке не содержит. Компенсация расходов работника, в том числе на проезд, предполагается ст. 121 КЗоТ . Инструкция № 59 также не выдвигает никаких ограничений относительно использования служебного автомобиля в командировке. Более того, она прямо позволяет отправляться на нем даже за границу!

К СВЕДЕНИЮ. нормы Инструкции № 59 обязательные только для учреждений, организаций и предприятий, полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств. Для всех она носит рекомендательный характер. Но если даже бюджетникам позволяют разъезжать на авто в командировке, то и «простые смертные» также могут себе это позволить.

Как видите, командировки на служебном авто подчиняется тем же нормам, что и обычная служебная поездка. Единственное отличие - возникнут «автомобильные» затраты, которые должным образом необходимо подтвердить.

Расходы, которые предприятие может компенсировать работнику, пока регулируются нормами п.п. 170.9.1 НКУ . Среди них, в частности, расходы на проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте). К расходам, обусловленных использованием служебного автомобиля, могут быть отнесены расходы на ГСМ и на техобслуживание автомобиля, стоимость парковки и автостоянки и тому подобное.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Такие расходы не являются объектом обложения НДФЛ и ВЗ только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов. Кроме того, любые расходы не включаются в налогооблагаемый доход плательщика налога при наличии документов, подтверждающих связь такой командировки с хозяйственной деятельностью работодателя / командирующей стороны (абз. 10 п 170.9.1 НКУ ).

Как все документально оформить, чтобы доход в виде дополнительного блага не угрожал вашем работнику, читайте в следующем разделе.

Документальное оформление

Любая поездка начинается с приказа о командировке. Чтобы работника не заподозрили в использовании автомобиля в собственных целях, в приказе можно указать маршрут движения командированного работника. Конечно, такая бюрократия не обязательно, но позволит спать спокойнее, пока работник разъезжает на автомобиле предприятия.

Для списания фактически использованных ГСМ целесообразно использовать путевые листы. Сегодня их наличие у водителя не обязательно, но для корректного отражения хозяйственных операций в учете, контроля работы водителей и расходов на ГСМ без этого первичного документа трудно обойтись. Законодательно установленной формы путевого листа также нет. Но это не мешает разработать на предприятии собственную. Для легкового автомобиля за основу можно взять «старую» форму, утвержденную приказом Госкомстата от 17.02.1998 г.. № 74 . Вы можете добавить или удалить строки в зависимости от потребности. Главное, чтобы ваш документ содержал все реквизиты, предусмотренные Законом о бухучете .

ЦИТАТА: "2. Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь следующие обязательные реквизиты:

  • название документа (формы);
  • дату составления;
  • название предприятия, от имени которого составлен документ;
  • содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;
  • должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции ».

(ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете )

При списании ГСМ и компенсации их стоимости работнику советуем пользоваться Нормами № 43. Есть угроза, что сверхурочные расходы ГСМ налоговики расценят как дополнительное благо командированного работника. Заметим суды склонны считать, что при списании ГСМ совсем не обязательно пользоваться Нормами № 43 (Постановление ВАСУ от 16.02.2016 г.. № К / 800/49593 / 15 ), Однако предприятие обязано разработать собственные внутренние документы, которые будут регулировать расходы ГСМ с учетом технических особенностей автомобиля, эксплуатационных норм и тому подобное.

Работник может предоставить такие подтверждающие документы (оригиналы!) Для компенсации «автомобильных» расходов:

  • чеки с АЗС 1;
  • квитанции об оплате стоянки, парковки и т.

Автомобильная заправочная станция.

И закончится эта эпопея составлением Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет 2 (далее - отчет ).

Его форма утверждена приказом МФУ от 28.09.2015 г.. № 841 .

сроки отчетности

Когда работник отправляется в командировку на авто, то бухгалтер может столкнуться с проблемой определения сроков отчетности за средства, выданные работнику под отчет.

Дело в том, что п. 2.11 Положения № 637 установлены отдельные сроки, на которые выдаются наличные «на все другие производственные (хозяйственные) нужды» - 2 рабочих дня. При этом отдельные сроки, на которые выдают аванс на командировку, это Положение не устанавливает. В то же время абз. 3 п. 2.11 Положения № 637 содержит норму, согласно которой, если подотчетному лицу одновременно выдана наличность как на командировку, так и для решения в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов (в том числе для закупки сельскохозяйственной продукции у населения и заготовки вторичного сырья), то срок, на который выдана наличность под отчет на эти цели, может быть продлен до окончания срока командировки.

Все бы ничего, но эта норма не дает четкого ответа на вопрос, в какие сроки при такой ситуации следует подать отчет , Ведь «профильные» нормы пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ привязывают предельные сроки отчетности и до дня завершения командировки (если средства выданы командировочные), и до дня «выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет».

Поскольку существует такая неоднозначность, сложились три подхода для решения этой проблемы:

1) за счет средств, израсходованных в командировке на обслуживание авто, следует отчитаться не позднее следующего рабочего дня после возвращения из командировки;

2) трактовать абз. 3 п. 2.11 Положения № 637 как разрешение отчитываться за «хозяйственные» подотчетные средства, потраченные в командировке, в сроки, установленные для представления отчета за наличными, предназначенной непосредственно для расходов. Похоже, на такую ​​схему намекают и налоговики (письмо МГУ ДФС-ЦООВП от 18.11.2015 г.. № 25603 / 10 / 28-10-06-11 )

3) воспользоваться тем, что для обычных работодателей ( "не бюджетных») четкое состав командировочных расходов на нормативном уровне не установлено. В свою очередь, п. 170.9 НКУ среди расходов называет расходы «на проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте)». Считаем, что расходы на обслуживание автомобиля в командировке (ГСМ, парковки, обслуживание) в смысле НКУ можно считать расходами. Итак, решая вопрос о сроках представления отчета , Нужно ориентироваться исключительно на «командировочные» сроки. Учитывая это, в табл. 1 вам следует принимать во внимание только первая строка.

Таблица 1. Подотчетные средства: сроки

Цель выдачи средств

срок

на который выдаются наличные

представление отчета (в зависимости от формы выдачи средств)

наличные

безналичная форма

наличный расчет,
снятой с БПК 3

Мы считаем, что этот срок касается только случая, когда командированный работник использовал корпоративную БПК, но фискалы распространяют этот срок и в случае расчетов с помощью банковской карты работника (письмо ГНСУ от 06.02.2012 г.. № 2292/6 /23-50.0214) .

расчет БПК

1. Командировка

Излишне израсходованные средства следует вернуть не позднее представление отчета

До окончания 5-го бы. дн. , Следующего за днем, в котором работник завершает командировку

(П.п. 170.9.2 НКУ )

До окончания 3-го бы. дн. после завершения командировки

(П.п. «а» п 170.9.3 НКУ )

Не позднее 10-го бы. дн. после окончания командировки. Может быть продлен до 20 б. дн. при наличии уважительных причин 4

До выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами.

(П.п. «б» п 170.9.3 НКУ )

2. Хозяйственные нужды (выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет):

  • на закупку сельхозпродукции и заготовку вторсырья (кроме лома)

10 р. Дн. 5

Со дня выдачи наличных, включая день получения средств под отчет.

До окончания 5-го бы. дн. , Следующего за днем, в котором работник завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет

(П.п. 170.9.2 НКУ ) 7

Несмотря на то, что в п 170.9.3 НКУ указано, что его действие распространяется на командировки и выполнения некоторых гражданско-правовых действий, в пп. «А» и «б» п 170.9.3 НКУ речь идет только о командировке (письмо НБУ от 16.09.2013 г.. № 11-112 / 13017 ). Поэтому для выполнения отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет, независимо от формы выдачи средств (наличная или безналичная форма) действуют нормы п.п. 170.9.2 НКУ . Однако фискалы по этому поводу имеют противоположное мнение (разъяснения в категории 103.17 ЗРЕНИЕ ). Поэтому советуем вам придерживаться «безопасных» сроков отчетности и составить отчет быстрее.

2 р. Дн. 6

Со дня выдачи наличных, включая день получения средств под отчет.

НДС

Несколько слов скажем и о НДС. Есть большая вероятность того, что предприятие захочет включить в НК суммы НДС, уплаченные при приобретении полного Несколько слов скажем и о НДС . И такое право у вас есть. Здесь важно помнить:

  • включить суммы НДС в НК можно на основании кассовых чеков, содержащих сумму полученных ГСМ, общую сумму начисленного налога (с определением фискального номера и налогового номера поставщика). При этом общая сумма полученных товаров не может превышать 200,00 грн в день без НДС (п.п. «б» п. 201.11 НКУ )
  • в случае превышения этого ограничения продавец должен выписать по требованию покупателя НН.

К СВЕДЕНИЮ. К ПК включаются чеки, сумма полученных товаров / услуг за каждый день пребывания лица в командировке по которым совокупно не превышает 200,00 грн (без учета НДС). Согласно разъяснениям фискалов право на ПК возникает на дату подачи отчета, к которому прилагаются чеки РРО. При этом непревышение суммы в 240,00 грн НДС в день проверяют за каждый день отдельно (письмо ГФСУ от 09.06.2015 г.. № 11999 / 6 / 99-99-19-01-01-15 , Письмо ГУ ДФС в г.. Киеве от 28.11.2016 г.. № 25146 / 10 / 26-15-12-01-18 8).

Бухучет

Пример. Заместителю директора 10.03.2017 г.. Выдано из кассы на командировку в Киев сроком 3 дня (с 11 по 13 марта включительно) средства в сумме 1550,00 грн. Работник потратил 1730,00 грн. Из них

  • 750,00 грн - на проживание в гостинице (двое суток)
  • 180,00 грн - суточные за три дня командировки (60,00 грн × 3 к. Дн. 11, 12 и 13 марта)
  • 800,00 грн - на приобретение горючего для служебного автомобиля, в том числе НДС - 126,67 грн. По операции выписана НН, зарегистрированную в ЕРНН.

Все расходы подтверждено документально. Перерасход средств выплачено из кассы в день составления Отчета (14.03.2016 г.).

Таблица 2. Бухучет командировку на служебном автомобиле

содержание операции

Бухгалтерский учет

Сумма, грн

дебет счета

кредит счета

1. Выданы под отчет денежные средства из кассы предприятия

372

301

1550,00

2. Оприходованы горючее, приобретенное подотчетным лицом

203 / Топливо

372

673,33

3. Отражен НК по НДС 9

ПН зарегистрировано в ЕРНН.

641

372

126,67

4. Спасение топливо на основании путевых листов 10

Расход топлива осуществлялись в пределах установленных на предприятии норм.

92

203 / Топливо

673,33

5. Отражены расходы на проживание

92

372

750,00

6. Отражены суточные за три дня командировки

92

372

180,00

7. Возмещены работнику излишне израсходованные средства

372

301

180,00

Использованные документы и сокращения

Инструкция № 59 - Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом МФУ от 13.03.1998 г.. № 59.
Нормы № 43 - Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные приказом Минтранса от 10.02.1998 г.. № 43.
б. дн. - банковский день.
БПК - банковская платежная карта.
ГСМ - горюче-смазочные материалы.

Анна Хомюк, бухгалтер-эксперт